Teilnehmermanagement in Zeiten von COVID-19

Das VOK DAMS Guest Management setzt seit über 25 Jahren professionelles datenbankbasiertes Teilnehmermanagement um. Dank diesen langjährigen Erfahrungen, verbunden mit dem strategischen Innovationsmanagement der VOK DAMS Digital Unit, konnten in kurzer Zeit risikoarme und rechtskonforme Prozesse zur Umsetzung des Teilnehmermanagements in der Zeit von COVID-19 entwickelt werden.

Die Prozesse wurden auf Basis folgender Erfolgsfaktoren aufgesetzt:

• Kenntnis der Rechts- / Verordnungslage in der zuständigen Kommune, dem jeweiligen Bundesland und auf Bundesebene – dies ist notwendig um rechtskonforme „Corona-Listen“ zu erstellen.
• Stringente und transparente Umsetzung der DSGVO. Alle notwendigen oder optionalen Schritte werden jedem Teilnehmer transparent dargestellt. Hierdurch ist es möglich auch Marketingfreigaben im Prozess der notwendigen Teilnehmererfassung umzusetzen.
• Fortwährende Analyse der Prozesse bezüglich den „Need to know“ Vorgaben der DSGVO.
• Outsourcing der Datenerfassung „besonderer Kategorien personenbezogener Daten“ an die BGM-Solutions: Hierdurch erfolgt eine Trennung der „einfachen personenbezogene Daten“, wie z.B. Name, Adresse, etc. und Daten aus besonderen Kategorien durch Pseudonymisierung. Daher werden seitens des VOK DAMS Guest Managements ausschließlich „einfache personenbezogene Daten“ verarbeitet, wie z.B. Adressdaten. Eine Weiterleitung an die BGM-Solutions zur Durchführung einer Risikoselbsteinschätzung, erfolgt durch einen zufälligen Code. Dementsperchend wird gewährleistet, dass Namens- oder Adressdaten nicht zusammen mit z.B. Gesundheitsdaten gemeinsam verarbeitet und gespeichert werden.
• Größtmögliche kontaktlose Umsetzung aller Interaktionen, z.B. durch On Demand Druck von Akkreditierungen, welche durch die jeweilige Person eigenständig aus einem separaten Ausgabefach des Druckers genommen werden.
• Durchgehend kontaktlose Erfassung aller An- und Abwesenheiten in den Veranstaltungsflächen durch mobiles Ein- und Ausscannen an allen benötigen Ein- und Ausgängen.
• Umsetzung aller Prozesse und Vorgaben sowohl für Teilnehmer, als auch für alle vor Ort anwesenden Dienstleister. z.B. durch eine Risiko-Selbsteinschätzung = Risk-Self-Assessment, für das Personal. Die Erfassung aller An- und Abwesenheiten während der Aufbauphase, vor Ort Umsetzung und der Abbauphase erfolgt analog der gleichen Prozesse und in der gleichen hohen Qualität, wie bei der Erfassung der Gäste.